MANAJEMEN ISO

MANAJEMEN BERBASIS ISO  DALAM PENDIDIKAN

A.     Pengertian Manajemen

     Mary Parker Follet (1868-1933) mendefinisikan manajemen sebagai seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi. Ricky W. Griffin (2002) mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan dengan standar, terukur, wajar, terorganisir, dan sesuai dengan jadual.

Minzberg (2004) mendifinisikan  manajemen adalah kegiatan yang menggabungkan antara seni, craft dan science. Art atau seni  adalah kreatifitas menggabungkan antara visi dan “sign”,  sedang craft adalah  keahlian menghubungkan seni (= seni memanaj) kedalam ekspresi nyata dan science  merupakan upaya membuat analisa dan penilaian yang sistematis. Dapat disimpulkan manajemen adalah seni merencana, mengorganisasi, menkoordinasikan dan mengontrol sumberdaya melalui bantuan orang lain secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan ( goals ) dengan berdasar kemampuan diri ( craft ) dan ilmu pengetahuan (science ).

B.  Pengertian Kualitas

Kualitas (quality) sering disama artikan dengan mutu. Kualitas sebenarnya telah menjadi bagian dari kehidupan sehari-hari. Akan tetapi, sampai sekarang baik di dunia industri barang atau industri jasa, belum ada definisi yang sama tentang kualitas. Goetsch dan Davis (2002) mengibaratkan bahwa kualitas itu seperti halnya pornografi, yaitu sulit didefinisikan, tetapi fenomenanya atau tanda-tandanya dapat dilihat dan dirasakan dalam kehidupan nyata.

Deming (dalam Putro dan Mahlani. 2008), menyatakan bahwa kualitas itu memiliki banyak kriteria  yang selalu berubah. Namun demikian, definisi kualitas yang diterima secara umum mencakup elemen-elemen berikut :1) mempertemukan  harapan pelanggan (satisfaction), 2) menyangkut aspek produk, servis, orang, proses dan lingkungan, dan 3) kriteria yang selalu berkembang yang berarti bahwa sebuah produk  sekarang termasuk berkualitas, tetapi di lain waktu mungkin tidak lagi berkualitas. Jadi, kualitas adalah sesuatu yang dinamis yang selalu diasosiasikan dengan produk, servis, orang, proses, dan lingkungan^.

Menurut Crosby (dalam Putro dan Mahlani. 2008), kemutlakan bagi kualitas adalah: 1) kualitas harus disesuaikan terhadap kebutuhan dan harapan, bukan keinginan, 2) sistem untuk menghasilkan kualitas adalah pencegahan bukan penilaian, 3) standar kerja harus tanpa cacat, bukan “cukup mendekati tanpa cacat”, 4) pengukuran kualitas merupakan harga ketidak sesuaian (non coformity), bukan pedoman. Karena itu, menurut  Crosby, bahwa  manajemen adalah penyebab setidak-tidaknya 80 % masalah-masalah kualitas di dalam organisasi. Karena itu, satu-satunya jalan memperbaikinya adalah melalui manajemen  mutu terpadu.

C.     TQM Dalam Pendidikan

Pengertian kulitas seperti di atas, memberikan kerangka yang jelas bahwa hakekat total quality management  (TQM)  atau manajemen mutu terpadu sebenarnya adalah filosofi dan budaya (kerja) organisasi (phylosopy of management) yang berorentasi pada kualitas. Tujuan (goals) yang akan dicapai dalam organisasi dengan budaya.  TQM adalah memenuhi atau bahkan melebihi apa yang dibutuhkan (needs) dan yang diharapkan atau diinginkan (desire) oleh pelanggan.

Sekolah yang bermutu  ditentukan oleh Input yang unggul, proses yang akuntabel, output yang kompeten sehingga mempunyai outcome yang positif terhadap siswa secara pribadi maupun masyarakatnya. Untuk mendapatkan sekolah yang bermutu, sekolah harus  mengedepankan kualitas  (mutu)  dalam proses manajerial dan pembelajarannya. Dalam kaitannya dengan persoalan kualitas ini, telah berkembang sebuah pendekatan - khususnya  dalam proses manajemen - yaitu apa yang disebut  manajemen mutu terpadu (total quality manajemen = TQM).

Kata kunci dari TQM adalah paradigma “customer focus, continual improvement dan total participation”. Untuk mewujudkan kepuasan pelanggan (customer satisfaction) sekolah harus memahami kebutuhan dan harapannya -yang sering dinamakan persyaratan pelanggan- juga selalu melakukan evaluasi sebagai dasar melaksanakan perbaikan berkelanjutan. Hal tersebut dapat dicapai dengan melibatkan seluruh warga sekolah dalam mencapai tujuan. Manajmen mutu pada dunia pendidikan dipandang perlu untuk meningkatkan kualitas pelayanan terhadap peserta didik (learner), Orangtua dan lembaga tekait sebagai pelanggan dari luar (eksternal customer).

Manfaat TQM bagi sekolah diharapkan dapat membantu sekolah dalam meningkatkan mutu pelayanan yang lebih baik kepada peserta didik, orang tua dan lembaga terkait. Dapat juga dimanfaatkan sebagai upaya mereformasi pendidikan, peningkatan mutu melalui TQM merupakan cara mendasar untuk memenuhi persyaratan pelanggan (akuntabilitas publik). Meningkatkan kegairahan dan tantangan bagi pendidik dan peserta didik dalam lingkungan belajar mengajar yang tidak puas dengan sekedar nilai “ cukup baik “

Untuk memulai mengimplementasikan TQM di sekolah adalah sebuah tugas yang sulit.  Langkah yang paling mudah adalah berpedoman pada delapan prinsip manajemen mutu: 1). Customer focus, 2). Leadership, 3). Involvement of people, 4). Process Approach, 5) System approach to management, 6). Continual Improvement, 7). Factual approach  to dicision making, 8). Mutually benifical supplier relationship .(Abdul Qohar, 2008:14)

Organisasi/sekolah bergantung pada pelanggan (customer), oleh karena itu hendaknya organisasi memahami betul kebutuhan dan harapan saat ini dan waktu akan datang dari pelanggannya dan sedapat mungkin dapat menyajikan melampaui dari kebutuhan pelanggan. Pemimpin (Leader) menetapkan kesatuan komitmen, visi, misi, tujuan dan arah organisasi. Pimpinan menciptakan dan memelihara lingkungan internal tempat orang dapat melibatkan dirinya secara penuh dalam mencapai tujuan organisasi/sekolah. Pmpinan harus dapat mengelola sumberdaya, yang ditunjukkan dalam 9 komponen pendidikan. : organisasi, kurikulum/KBM, tenaga pendidik dan kependidikan, peserta didik, sarana/prasarana, lingkungan kerja, pembiayaan/sumber dana, teaching factory dan peran serta masyarakat. Pimpinan memastikan manajemen berproses dalam tahapan PDCA (plan, do, check atau study, dan action).

Pimpinan harus menetapkan Visi, Misi, Motto organisasi, serta menetapkan strategi mana yang dipilih dalam upaya pencapaian tujuan (visi). Langkah perencanaan sangat perlu sebagai acuan operasi manajemen organisasi atau dalam hal ini sekolah. Pimpinan memantau dan men-supervisi proses implementasi “perencanaan”  yang telah ditetapkan. Sebagai bentuk komitmen terhadap rancangan, maka proses harus berjalan dengan taat azas. Hasilnya di evaluasi dan dipelajari sebagai dasar melakukan tindakan atau perbaikan yang berkelanjutan. Perbaikan yang berkelanjutan (continual improvement) sekolah sebagai organisasi secara menyeluruh, hendaknya dijadikan program tetap organisasi. Selalu mengambil keputusan didasarkan pada analisis data dan informasi  (factual approach  to dicision making).

Orang pada setiap tingkatan adalah inti sari organisasi sekolah, Pelibatan penuh seluruh fungsionaris (Involvement of people) memungkinkan kemampuanya dipakai untuk kemanfaatan organisasi. Budaya kerja yang melibatkan semua orang dalam organisasi berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan diusahakan  kondusif. Lesley dan Malcolm (dalam Putro dan Mahlani, 2008) menyatakan bahwa dalam TQM, maka semua fungsionaris organisasi, tanpa kecuali dituntut memiliki tiga kemampuan, yaitu :  mengerjakan hal-hal yang benar,  dengan benar, dan  dengan benar sejak pertama kali setiap waktu. Hal ini dilandasi dengan dasar pemikiran untuk mencegah kesalahan yang timbul. Prinsipnya, menurut Lesley dan Malcolm, TQM itu merupakan suatu pendekatan sistematis terhadap perencanaan dan manajemen aktivitas, yang memiliki motto:  Do the right think, first time, every time, yaitu “kerjakan sesuatu yang benar dengan benar, sejak pertama kali, setiap waktu.

Hasil yang dikehendaki tercapai lebih effisien bila kegiatan dan sumber daya terkait dikelola sebagai suatu proses. Organisasi harus menerapkan manajemen proses (process aproach ). Dengan mengetahui, memahami dan mengelola proses yang saling terkait sebagai system memberi sumbangan pada keefektifan dan effisiensi organisasi dalam mencapai tujuan.

Proses manajemen mutu terpadu dapat dijelaskan seperti gambar 1 berikut :

DIAGRAM PROSES MANAJEMEN MUTU TERPADU

Perbaikan Berkelanjutan dari Sistem Manajemen Mutu (continual Improvement)

Pelanggan    Persyaratan

Pelanggan

Tanggung Jawab Manajemen

Sumber Daya Manusia

Realisasi Produk

Pengukuran, Analisis,  dan Perbaikan

Produk

Persyaratan  (customer requeriment)

Kepuasan  ( customer satisfaction)

Modifikasi dari sumber : Abdul Qohar,. 2008. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dan Penerapanya di Sekolah Menengah Kejuruan. PT TUV Internasional Indonesia

 

Untuk dapat membuat perencanaan yang baik, sekolah harus meng- identifikasi kebutuhan dan harapan (persyaratan) pelanggan (customer requeriment). Dari hasil melakukan identifikasi persyaratan dapat dirancang tanggungjawab sekolah (responsibility). Dengan melibatkan seluruh fungsionaris sekolah, digerakkan untuk merealisasikan produk. Yang dimaksud realisasi produk sekolah adalah kurikulum dan lulusan. Seluruh proses yang terjadi dievaluasi dan dipelajari sebagai dasar untuk mencapai kepuasan pelanggan, atau untuk dilakukannya perbaikan yang berkelanjutan.

Sekolah dan pemasoknya (orang tua) saling bergantung dan suatu hubungan yang saling mengutungkan (mutually benifical supplier relationship) untuk meningkatkan kemampuan keduanya dalam menciptakan nilai (value). Sebagai implementasi TQM digunakan standar kualitas dari ISO, khususnya ISO 9001.

D.    ISO 9001 dalam Pendidikan

Sebenarnya ISO sendiri pertama kali disusun untuk kebutuhan industri manufaktur. Secara perlahan ISO 9001 diterapkan pada institusi pendidikan. Hal ini banyak menuai kritik pada awalnya. Akan tetapi semakin lama dengan adanya tuntutan kualitas pendidikan dan manajemen pendidikan, sistem manajemen mutu ISO 9001 banyak dipakai di beberapa negara. Di Amerika Serikat sistem manajemen mutu ISO 9001 diterapkan pada institusi pendidikan pada tingkat distrik, dan tidak keseluruhan institusi sebagai organisasi, akan tetapi parsial pada bagian tertentu saja.

Inggris dan negara lain selain Amerika, adopsi sistem manajemen mutu ISO di fasilitasi pemerintah. Bahkan di Inggris lebih ketat dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 ini. Hal ini dikarenakan di Inggris memiliki sistem pendidikan yang terkontrol dan sentralistik. Inggris memiliki kurikulum nasional, sistem ujian nasional, dan sebuah sistem di sentralisasi dan desentralisasi yang memasukkan bilangual dan pendidikan agama dalam kurikulum, dan wajib belajar sampai umur 16 tahun (di Amerika 18 th, di Indonesia tidak 12 th, setingkat SMP ). Thonhauser dan Passmore (2008, hal 159) memaparkan, berdasarkan pemindaian dari beberapa literatur penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001 pada institusi pendidikan dinegara-negara lain. Di Thailand, sistem manajemen mutu ISO diterapkan pada pada sekolah privat (Ayudhya, 2001), pada Technion-Israel Institut of Technology (Waks & Moti, 1999), pada private education institutions and higher educatioan di Turkey (Gozacan Borahan & Ziarati, 2002), dan pada sistem pendidikan di Hongkong (Kin-Keung Chang & Lai, 2002).

ISO 9001 series adalah sebuah standar mutu internasional yang dipakai untuk membantu sebuah organisasi dalam mengidentifikasi, menyelesaikan dan mencegah ketidak sesuaian, dan mengupayakan perbaikan yang berkelanjutan (Sigh and Sareen, 2006). Sejak tahun 1987 telah dilakukan empat kali revisi, sehingga dikenal ISO 9001 : 1987, ISO 9001:1994, ISO 9001:2000 dan ISO 9001:2008. ISO 9001:2008 di rancang mendekati kebutuhan sektor pelayanan pendidikan.

Menurut Kantner (dalam Thonhauser dan Passmore, 2006), Standar internasional ISO 9001 adalah dokumen yang mengarahkan sistem manajemen mutu secara tidak spesifik, bersifat generik yang dapat di terapkan bermacan organisasi penghasil produk maupun jasa .  Sebelum menerapkan ISO 9001, organisasi harus menyiapkan dokumen-dokumen seperti; quality manual, prosedur pendokumentasian dan form-form, dokumen instruksi kerja, dan dokumen informasi pembantu lainya. Setelah memenuhi persyaratan dokumentasi maka dilakukan audit internal dan eksternal untuk memeriksa kecukupan dokumen. Dari hasil audit eksternal, maka sebuah organisasi akan ditentukan berhak atas sertifikasi atau tidak. Sertifikat dimaksud dikeluarkan sebuah badan nirlaba yang telah mendapat pangakuan.

Konsep kualitas ternyata sudah ada pada jamanya masyarakat Mesir kuno dan Sumeria, dengan ditemukanya alat ukur dari kayu dan batu. Pada abad 14 pada kerajaan Romawi, China, India dan dunia Islam telah mengenal standarisasi, hingga raja Inggris pernah membuat standar untuk emas dan perak. Baru pada abad 19 Frederick Winslow Taylor membuat stadar-standar dengan menggunakan prinsip ilmu pengetahuan ( Hoyle, dalam Thonhauser dan Passmore, 2006 hal.158).

 PENDEKATAN PROSES

     sumber : Abdul Qohar,. 2008. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dan Penerapanya di               

          Sekolah Menengah Kejuruan. PT TUV Internasional Indonesia.

Setelah perang dunia kedua, barulah kesadaran akan standar kualitas muncul kepermukaan dengan jelas. Perancis, Jerman Jepang dan Inggris berlomba untuk membuat satuan standar. Di Inggris dikenal standarisasi menurut BS 5750, Amerika memiliki standar ANSI ( American National Standards Institute), dikenal standar mutu ANSI seri 90. Tahun 1947  ketika BS 5750 mulai di populerkan kemanca negara, maka 25 asosiasi standarisasi nasional seluruh dunia menetapkan International for Standardization Organisation (ISO), standar kualitas secara internasional (Loya&Boli, 1999)( ibid. 158)

Tahun 1987, ISO 9000 diciptakan. Sebelumnya banyak negara mengadopsi standar dari BSI (British Standards Institute) dari Inggris atau dari CEN (European Committee for Standardization Commission). Antara tahun 1987 hingga 1994 dari BSI dan CEN disubtitusikan dan direvisi, dan telah dipakai di 60 Negara. Keanggotaan badan nirlaba standarisasi yang berpusat di Genewa, Swiss ini bisa negara, suatu Badan Milik Negara atau perorangan. Hingga tahun 2000 disusunlah standar mutu ISO 9001:2000, yang masa berlakunya sampai Nopember 2009. Sekarang telah berlaku ISO 9001:2008.

Keluarga ISO 9000 terdiri dari ISO 9001:2008 tentang persyaratan sistem manajemen mutu, ISO 9000:2005 tentang dasar dan kosakata sistem manajemen mutu, dan ISO 9004:2000 tentang arahan untuk peningkatan kinerja sistem manajemen mutu, yang akan diganti dengan ISO/D/S 9004:2008 berisi tentang pengelolaan untuk mempertahankan kesuksesan suatu organisasi yang merupakan pendekatan manajemen mutu.

Empat prinsip mempertahankan kesuksesan institusi pendidikan (IWA2 :2007,E); (1) Creating learner value, (2) focusing on social value, (3) Agility, dan (4) Autonomy. Menciptakan nilai peserta didik dimaksudkan mendorong peserta didik merasa terpuaskan dengan nilai yang mereka terima. Kepuasan terukur berdasarkan tingkat terpenuhinya kebutuhan dan harapan peserta didik. Hasil pengukuran ini membantu organisasi sekolah untuk meningkatkan nilai melalui peningkatan beberapa proses untuk menciptakan nilai bagi peserta didik.

Fokus pada nilai sosial adalah bagaimana para peserta didik dan bagian-bagian lain menunjukan perhatianya akan etika, keamanan, dan konservasi lingkungan. Sekolah sebagai organisasi dapat memastikan dapat mendorong pertumbuhan hanya ketika masyarakat yang lebih besar menghargai output nilai dari para peserta didik. Kecerdasan adalah bagian penting menopang pertumbuhan dalam perubahan lingkungan pendidikan yang cepat dan menciptakan kesempatan baru untuk mempertahankan kesuksesan dalam pendidikan. Sedang Autonomy  didasarkan pada analisis keadaan sebenarnya dan evaluasi diri. Organisasi sekolah harus membuat keputusan akan nilai sendiri dan melakukan tindakan atas dasar corak yang diinginkan sendiri.

Akibat dari tekanan kebutuhan akan nilai, perubahan lingkungan pendidikan global, agility, dan tuntutan autonomy, maka ISO 9001 diadopsi dalam organisasi pendidikan. Thonhauser dan Passmore (2008, hal 159) menggambarkan pengadobsian sistem manajemen mutu (smm) ISO 9001 di dunia pendidikan akibat dari tekanan perubahan lingkungan pendidikan secara global dan berkurangnya sumber daya, dan tekanan untuk para pendidik dipertemukan pada kebutuhan industri akan ketrampilan yang lebih mumpuni, tenaga kerja yang berkualitas. Disamping itu adopsi smm ISO 9001 akibat permintaan akuntabilitas pembiayaan organisasi pendidikan oleh  pemerintah dan para penyokong pendidikan.

Keuntungan-keuntungan selama penerapan smm ISO 9001  dalam lembaga pendidikan disebutkan oleh Motwani et.al (dalam Sigh & Sareen, 2006:406) mencakup peningkatan dalam operasi dan metode-metodenya, meningkatkan efisiensi organisasi, meningkatkan motivasi dan dorongan pekerja untuk bekerja lebih baik. Selanjutnya Berghe menyimpulkan adanya konsistensi dalam operasi lembaga pendidikan, meningkatkan pengembangan dan peningkatan kompetensi pendidik, lebih banyak dilakukannya penyadaran (awareness) akan aturan dan tanggungjawab, alat promosi yang baik, menjadi daya tarik  bagi siswa di masa depan

DAFTAR PUSTAKA

Bewoor and Pawar. 2008. Understanding the applicability of ISO 9000 Standards with respect to Total Quality Management Implementation in Engineering Education. bewooranand@yahoo.com. (diakses 02 Pebruari 2010)

Budi S, Agung. 2003. Modul Pelatihan SMM ISO 9001:2000. Jakarta: Depdiknas ,Dirjen dikdasmen, Direktorat Dikmenjur.

Eagle, Lynne and Brennan, Ross. 2007. Are students customers? TQM and marketing perspectives. Bradford: 2007. Vol. 15, Iss. 1; pg. 44 

(diakses 18 September 2008)

Kristiyanti, Theresia, 2008, Peningkatan Mutu Pendidikan Terpadu Cara Deming,             http://www.bpkpenabur.or.id/file/Hal.106-112 - (diakses 12 Oktober 2008)

Putro, Kahamim Zarkasih dan M. Mahalani, 2008, Pendekatan Total Quality Management dalam Pendidikan, http://mahalaniraya.wordpress.com _(diakses 12 Oktober 2008)

Qohar, Abdul. 2008. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008 dan Penerapanya di Sekolah Menengah Kejuruan. PT TUV Internasional Indonesia

Quality management systems – Guidelines for the application  of ISO 9001:2000 in education. IWA 2:2007 (E). www.iso.org

Sa’ud, Udin Syaefudin dan Makmun, Abin Syamsuddin.2006. Perencanaan Pendidikan, Suatu Pendekatan Komprehensif. (cet. Kedua). Bandung: Program Pasca sarjana Universitas Pendidikan Indonesia dengan Remaja Rosda Karya

Singh, Chandadeep dan Sareen, Kuldeep. 2006. Effectiveness of ISO 9000 Satandards in Indian Educational Institutions : a Sruvey.  International Journal, Services Technology and Management, Vol. 7, No. 4, 2006. (diakses 23 Nopember 2009)

Thonhauer, Theresa dan Passmore, David L. 2006. ISO 9000 in Education : a Comparasion between the Unaited States and England. Research in Comparative & International Educatiun, Vol. 1, No. 2, 2006 ( doi: 10.2304/rcie.2006.1.2.156). (diakses 23 Nopember 2009)